Zehn praktische Tipps

So moderiert Ihr erfolgreich virtuelle Meetings

Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie sind virtuelle Meetings für viele von uns fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Solche Online-Termine sind oft eine gute Sache. Denn sie sind ortsunabhängig, sparen Reisewege, -zeit und -kosten und sind deshalb sogar gut für die Klimabilanz.

Mann am PC bei virtuellem MeetingWer kennt das nicht: Manchmal sind virtuelle Meetings auch ziemlich unpersönlich, langweilig, ineffizient oder sogar gefühlte Zeitverschwendung. Damit dieses Gefühl bei den Teilnehmenden Eures nächsten Webmeetings gar nicht erst aufkommt, haben wir zehn Tipps für Euch, wie Ihr virtuelle Meetings als Moderator*in optimal vorbereitet und gestaltet.

1. Technische Voraussetzungen klären

Es gibt eine Vielzahl an Meeting-Software – manche Programme sind kostenlos und andere sind kostenpflichtig. Sofern es in Eurem Unternehmen (noch) keine festen Vorgaben dazu gibt, fällt da die Auswahl vielleicht gar nicht so leicht. In jedem Fall solltet Ihr bei der Auswahl beachten: Sicherheits- und Datenschutz-Aspekte sowie Lizenzbedingungen. Bei der Auswahl der richtigen Software solltet Ihr außerdem bedenken, welches Meetingformat Ihr überhaupt machen wollt, da ihr dann unterschiedliche Funktionalitäten wie Screensharing, Chat, Whiteboard etc. benötigt – oder eben nicht. Wichtig: Ist Eure Internetverbindung stabil? Verbindet Euch dazu möglichst per Kabel statt über das WLAN und trennt Eure VPN-Verbindung, sofern Ihr eine nutzt.

2. Das geeignete Meetingformat wählen

Je nach Komplexität bzw. Inhalt des Meeting-Themas können sich unterschiedliche Formate besser oder weniger eignen. Bei Webmeetings steht der stetige gegenseitige Austausch im Vordergrund, daher ist es oft praktisch sowohl Audio als auch Video, Chatfunktion und Screensharing zu nutzen. Bei letzterem empfiehlt sich, nichtrelevante Anwendungen vor der Übertragung zu schließen. Ihr möchtet anderen etwas über ein Thema beibringen? Dann eignet sich ein Webinar, in dem Ihr ein Thema vorstellt und die Teilnehmenden Euch anschließend Fragen stellen. Ihr möchtet euch nur kurz mit anderen absprechen? Dann reicht oft schon eine kurze Telefonkonferenz.

3. Den Kreis der Teilnehmenden definieren und den Termin koordinieren

Wer muss wirklich beim Meeting dabei sein? Die Teilnehmendenzahl sollte gerade bei interaktiven Webmeetings so klein wie möglich und so groß wie nötig sein, damit sich alle aktiv einbringen können. Denkt bei der Terminkoordinierung daran, dass manche Teilnehmenden vielleicht in einer anderen Zeitzone leben, nur in Teilzeit verfügbar oder in Urlaub sein könnten und versucht einen Termin zu finden, bei dem möglichst viele (potenziell) frei sind. Bittet am besten um eine Teilnahmebestätigung bis zu einer gewissen Deadline.

4. Agenda und Ziel des Meetings rechtzeitig kommunizieren

Vermerkt in Eurer Termineinladung kurz, was für den Termin auf der Agenda steht und was das Ziel des Meetings ist. So gehen alle Teilnehmenden mit der gleichen Vorstellung in den Termin und können sich vorbereiten.

5. Alles „griffbereit“: die Meetingumgebung vorbereiten

Besonders, wenn Ihr ein Webmeeting selbst moderiert, solltet Ihr rechtzeitig vor Beginn des Meetings sicherstellen, dass alles bereit ist. Öffnet vorher schon mal Eure Präsentation oder Meetingnotizen und Agenda – die Ihr natürlich schon vorbereitet haben solltet. Ein Glas Wasser hilft, wenn ihr viel sprechen müsst. Um mögliche Rückfragen und Einwürfe der Teilnehmer festzuhalten, legt ihr am besten Stift und Notizblock bereit. Ihr möchtet noch einen Kaffee holen oder die Tür und das Fenster schließen? Macht das und verbindet Euch erst dann mit der Meetingsoftware und schaltet die Kamera ein – denn niemand schaut gerne auf einen leeren Stuhl zu Beginn eines Termins. Achtet außerdem darauf, dass Eure Kamera einen möglichst neutralen und „störfreien“ Hintergund zeigt oder nutzt ein Hintergrundfoto, falls Euch die Software diese Option bietet.

6. Wer macht was? Rollen, Vorstellungsrunde und allgemeine Spielregeln

Besonders bei interaktiven Webmeetings ist es wichtig, dass sich die Teilnehmenden gegenseitig kennen. Daher beginnt Ihr optimalerweise mit einer kurzen Vorstellungsrunde, in der sich alle nacheinander namentlich vorstellen, kurz erklären, welche Organisation sie vertreten, was ihre Funktion ist und welche Kompetenz sie zum Meeting beitragen. Außerdem solltet Ihr Ablaufplan und „Spielregeln“ (zum Beispiel Wortmeldung, Vorgehensweisen, Hilfsmittel siehe unten) für alle kurz erklären.

7. Bei der Sache bleiben: Stichwort Aufmerksamkeit

Gerade bei interaktiven Webmeetings kann es leicht passieren, dass Teilnehmende durcheinander sprechen oder thematisch abschweifen, während andere sich „ausklinken“ oder gar nicht zu Wort kommen. Eure Aufgabe als Moderator*in ist also in solchen Fällen kurz einzuschreiten, eine Sprecherreihenfolge festzulegen und an das Ziel des Meetings zu erinnern. Stellt Ihr fest, dass die Aufmerksamkeit sinkt, macht eine Pause.

8. Zur Interaktion ermutigen

Was wenn sich niemand etwas zu sagen hat? Am besten versucht Ihr Fragestellungen klar, anregend und trotzdem knapp zu formulieren. Ihr solltet es vermeiden, einfache ja/nein Fragestellungen oder wiederum zu weit gefasste Fragestellungen zu nutzen. Versucht die Teilnehmenden aktiv anzusprechen, nach Meinungen zu konkreten Punkten zu fragen.

9. Tipps für praktische Hilfsmittel

Gerade bei Webmeetings mit Video und größerer Teilnehmendenzahl kann es hilfreich sein, neben der Chatfunktion oder einer Handhebefunktion physische Karten zu benutzen. Diese können einfach von allen Teilnehmenden auf ein Blatt gezeichnet werden. Wichtig ist, dass ihr allen zu Beginn des Meetings die Hilfsmittel einmal erklärt. Mögliche nützliche Karteninhalte können sein: Ich stimme zu, Ich stimme nicht zu, Lob, Bitte wiederholen, Ich kann nichts hören.

10. Ergebnisse festhalten und die Verabschiedung nicht vergessen

Zum Abschluss des virtuellen Meetings solltet ihr zunächst nochmal kurz für alle übersichtlich die Ergebnisse sowie gegebenenfalls die nächsten Schritte zusammenfassen und in die Runde fragen, ob es dazu noch Fragen oder Anmerkungen gibt. Natürlich solltet ihr auch nicht vergessen, Euch bei den Teilnehmenden zu bedanken, bevor Ihr Euch verabschiedet.

Mit diesen Tipps für Eure nächsten virtuellen Meetings sollte nichts mehr schief gehen! Viel Erfolg!

Autoren: Sonja Bosso, Mehmet Bozkurt

Hinweis: Weitere Infos und praktische Tipps für Eure nächsten Webmeetings findet Ihr in unserer Publikation Webmeetings effizient gestalten.

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